PRодвижение. Условия успешности пресс-конференции и её ведение.

JustDJ — Wed, 13 Jan 2010 20:29:38 GMT

В своём болге я решил создать серию статей с названием PRодвижение. Здесь я буду выкладывать сататьи , которые на мой взгляд могут быть полезны как для начинающих DJев, которые сами хотят сделать себе имя, так и для промоутеров, продюссеров, букинг агентств, промо групп и лэйблов.

Мне будет искренне приятно если они помогут в продвижении своей карьеры талантливым DJям и музыкантам.

Условия успешности пресс-конференции

1. Информационный повод (сформулированное в прошедшем времени сообщение о прошедшем событии, законченном этапе деятельности, принятом решении и пр.)

2. Тщательная обработка информации (цельность, непротиворечивость, новизна, актуальность, насыщенность, убедительность, полнота, качественная подача)

3. Выбор ньюсмейкера (персона либо организация, имеющая возможность и право сообщать новость)

4. Выбор СМИ и журналистов для приглашения (имеющие обязанность, право и возможность освещать новости данной отрасли)

5. Достаточная подготовленность выступающих (компетентность, наличие полномочий на раскрытие информации, готовность к вопросам, план выступления, однозначность высказываний, доброжелательность)

6. Доступность информационных материалов (где, как быстро и сколько их можно получить)

7. Четкое взаимодействие с журналистами (вовремя заинтересовать, быть в состоянии ответить на любой вопрос)

8. Доступность места проведения пресс-конференции (удобное время и место проведения, транспорт, маршрут)

9. Соответствие атмосферы пресс-конференции поводу её проведения (стиль ведения и выступлений, оформление, место проведения, темп пресс-конференции)

10. Четкая организация и управление этапами мероприятия (распределение обязанностей, соблюдение регламента, логичная очередность этапов)

11. Уважительное отношение к работе журналистов (не просить, а заинтересовывать; стремиться помочь им сделать их работу с минимальными затратами времени и энергии)

Илья Шамин

Директор PR агентства ИАЦ «БИЗНЕС-ТЕРРИТОРИЯ»

Ведение пресс-конференции

Наиболее привычной и привлекательной для журналистов формой информационного общения является пресс-конференция. Пресс-конференция - это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации “из первых рук”, возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

─ проинформировать свою общественность о каком-либо важном неординарном событии в своей жизни;

─ продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;

─ представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

─ решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью;

─ наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференций являются руководители и специалисты различных структур организаций и компаний, но иногда работники СМИ, желающие получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующие общественность вопросы.

В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяется этапы (подготовительный, этап непосредственно перед мероприятием, сама пресс-конференция и этап по окончании мероприятия), каждый из которых имеет характерные особенности.

Первый этап - это планирование и оповещение. Изначально стоит определить, насколько ваша информация интересна представителям СМИ, ведь можно ограничиться рассылкой пресс-релиза. Хотя можно отметить, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый хороший пресс-релиз. В любом случае, пресс-релиз необходим на этапе подготовки пресс-конференции в качестве разогревающей информации и после завершения акции как дополнительный материал.

Наиболее подходящее время для проведения пресс-конференции с 11.00 до 16.30. Лучшие дни - вторник, среда и четверг, т.к. есть большая вероятность попасть в газеты следующего дня. Если необходимо разместить материал о пресс-конференции в утренних газетах, нужно начинать пресс-конференцию в 11.00 или 12.00. Если идет ориентация на телевидение, радио, еженедельники и ежемесячники, то часы проведения пресс-конференции не имеют значения; если же новость действительно горячая, проводить пресс-конференцию можно в любое время - СМИ все равно соберутся, а при промедлении новость “остынет”.

Оповещать СМИ необходимо заранее и несколько раз, обязательно за неделю и за два дня до пресс-конференции. За сутки до пресс-конференции целесообразно обзвонить ключевые СМИ с целью выяснить, получено ли приглашение? планируется ли явка? не нужна ли какая-то дополнительная информация? В рассылаемом приглашении следует указать:

─ место, день и время проведения пресс-конференции, ее примерную продолжительность;

─ общую тематику пресс-конференции и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению;

─ фамилии и должности основных участников пресс-конференции со стороны ее организаторов.

В приглашении не рекомендуется подробно перечислять и комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию.

Допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

Время, непосредственно предшествующее мероприятию так же необходимо использовать для достижения наибольшего успеха пресс-конференции. Нужно изготовить и разместить указатели: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелок с текстом “пресс-конференция” внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указателя “регистрация” на столе, где фиксируется прибытие журналистов, уместен указатель “раздевалка”, особенно если она расположена не на виду. Чем быстрее вас найдут журналисты, тем в лучшем расположении духа они окажутся. Нагрудные указатели (бэджи) должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по различного рода вопросам.

На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. Фамилия, имя и отчество ньюсмейкера, должны быть написаны полностью, крупно и повторены на обратной стороне таблички. На стене за столом участников должен располагаться логотип организатора пресс-конференции, он закрепляет авторские права организаторов на данную пресс-конференцию. Каждому участнику пресс-конференции был предоставлен персональный набор, включающий микрофон, бутылку минеральной воды, стакан, бумагу и ручку для записей.

Ньюсмейкеров необходимо встречать сразу же после входа в здание и проводить в помещение, где они могли бы перед пресс-конференцией выпить чашку чая или кофе и обговорить с организаторами следующие вопросы: продолжительность вступительной речи (речей), последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Нужно недопустить общения перед пресс-конференцией ньюсмейкеров и журналистов. Только для СМИ - ваших основных информационных партнеров возможны исключения.

В это же время окончательно распределяются роли на пресс-конференции. Их три: ньюсмейкер - носитель новости, имеющий опыт публичного выступления, ведущий (или модератор) и эксперт - специалист в данной области. Первая роль предполагает ответственность за саму информацию, вторая - за процедуру ведения пресс-конференции, третья - за информационную полноту и насыщенность. Первая и третья роли могут совмещаться или разделяться, но первую и вторую роли необходимо всегда разделять.

В так называемом президиуме должно быть как можно меньше людей, иначе пресс-конференция будет напоминать торжественное заседание.

В проведении пресс-конференции допустимо немного затянуть ее открытие. Отступление от объявленного времени на 5-10 минут (но не более) иногда даже желательно - за этот период подтянутся опоздавшие. Но планируемая продолжительность не должна превышать 30-60 минут (менее 30 минут - это оперативный брифинг или короткая пресс-конференция). Затянувшаяся пресс-конференция снижает внимание журналистов, утрачивается ощущение солидности происходящего. Поэтому имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. Исключение составляют случаи, когда ньюсмейкер еще не высказал того, что хотел.

Предваряющее выступление ньюсмейкера необходимо, его нормальная продолжительность, которая не утомит журналистов - 10 минут. Вступлением вы задаете свои правила информационной игры, а отказываясь от него, ввязываетесь в игру по чужим правилам.

Устроители пресс-конференции вправе объявить регламент ее проведения. Можно заранее определить количество вопросов (задавать только по одному вопросу). Попытки нарушить регламент можно легко нейтрализовывать фразой - «…мы договорились задавать по одному вопросу». Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок.

Может возникнуть ситуация, когда вопросов не возникает совсем. Это говорит об исчерпывающей информации, полученной от ньюсмейкера в ходе его вступительного слова или о полном провале мероприятия. Можно заранее распределять некоторые вопросы из числа предполагаемых среди своих сотрудников в зале или знакомых журналистов. Этот прием можно использовать и для смягчения трудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему. Однако злоупотреблять этим приемом не стоит. Можно произнести фразу: «…перед пресс-конференцией нам было передано несколько записок (или поступило несколько звонков) с вопросами» и т. д.

Главный критерий успешного выступления на пресс-конференции - информативность. Но широкий перечень цифр, фамилий, организаций целесообразнее отдать журналистам в письменном виде, иначе в СМИ почти наверняка появятся искажения. Опасайтесь высказываться по вопросам, в которых вы некомпетентны. Журналист выдаст цитату без оговорок. И очень важные, содержательные рассуждения по теме пресс-конференции могут не попасть в эфир, а случайная 5-секундная фраза, сказанная невпопад, облетит всю страну. Молчание трудно комментировать, поэтому ответ «Не знаю» значительно лучше, чем «Без комментариев» или «Не хочу отвечать».

Сразу признавайте ошибки и приносите извинения, в противном случае ошибки будут на все лады “смаковать” журналисты. И еще - вполне допустимо читать текст по бумажке. Иметь печатный текст перед глазами не вредно в любом случае. Но сплошное чтение полностью снимет эффект естественности, который желателен на пресс-конференции.

Последний этап пресс-конференции наступает после ее непосредственного завершения. Когда модератор говорит «спасибо и до свидания», пресс-конференция не заканчивается, ведь журналисты подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. Это допустимо, ведь основной целью пресс-конференции является максимальный выход материалов в СМИ. Чем больше встреч и вопросов, тем больше и материалов.

Более того, СМИ, получившие приглашения, но не приславшие на пресс-конференцию своих представителей не должны лишаться возможности рассказать об этом событии на своих страницах, в радио- или теле-эфире. Поэтому организаторы пресс-конференции должны разослать в эти СМИ все необходимые материалы, а также текст или тезисы основных выступлений участников пресс-конференции.

Существуют и вспомогательные цели последнего этапа - расположить к себе журналистов. Нужно найти возможность сказать настойчивому репортеру пару слов, дать свои контактные телефоны. Организаторы могут устроить для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия - создать неформальную обстановку для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ. Организаторы могут использовать фуршет для решения дополнительных задач: собрать с пришедших информацию для включения в медиа-карту, провести среди них социологический опрос по интересующим вопросам и т.д.

Цикл мероприятий вокруг пресс-конференции завершает пресс-клиппинг - полный и детальный анализ материалов о прошедшей пресс-конференции, появившихся в СМИ спустя некоторое время. Это исследование выполняется специалистами службы по связям общественностью организации, проводившей пресс-конференцию. Пресс-клиппинг крайне необходим для определения степени эффективности акции и для формирования планов организации на будущее.

Очень часто в целях презентации проводятся информационные мероприятия (совещания, съезды, “круглые столы” и т.д.) - будем называть их конференциями. Они ориентированы непосредственно на целевые аудитории и специально для прессы не предназначены, но они не исключают присутствия заинтересованных корреспондентов, ведь их участие дает дополнительный “веерный” эффект. Необходимо только лучше включить журналистов в продолжительное, до нескольких дней, мероприятие и сделать участие для них не слишком утомительным и более эффективным.

Прежде всего следует назначить ответственного за работу с приглашенными журналистами и репортерами. Целесообразно провести предварительный брифинг с обязательным разъяснением основополагающих вопросов по данной проблеме. Ответственный за работу с представителями СМИ должен обеспечить их информационно-рекламными материалами, помогающими им в работе (программа мероприятия, пресс-релизы, фотографии, рекламные буклеты, каталоги и др.). Важным дополняющим элементом к непосредственному участию журналистов всегда являются встречи представителей СМИ с руководством организации и ее ведущими специалистами.

В ходе самого мероприятия и особенно после его окончания организаторы должны обеспечить представителей СМИ специально оборудованным местом для работы, необходимой оргтехникой и средствами оперативной связи. Для оценки эффективности приглашения СМИ полезно отслеживать появляющиеся публикации, репортажи и сюжеты о мероприятии, проведенном организацией, т.е. провести пресс-клиппинг.

NossDJ - selected

Rudnev - What is love

Konstantin Belenkov - CHUVSTVA (Best Chill Out & Lounge)

Smooth Stab feat Aelyn - These Words Between Us (Lazboy Remix)

PRодвижение. Условия успешности пресс-конференции и её ведение.